Kiedy warto stosować e-faktury?

Kiedy warto stosować e-faktury? Fakturowanie w formie elektronicznej ma na celu obniżenie kosztów administracyjnych przez uproszczenie procesu fakturowania. Dlatego jeśli mówimy o transakcjach z osobami prywatnymi, e-faktury są najbardziej wskazane w przypadku wystawiania znacznej liczby faktur na rzecz określonego odbiorcy. W przypadku transakcji jednorazowych lub sporadycznych, wprowadzenie e-faktur może okazać się mniej opłacalne. Należy też pamiętać, że w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podatnik nie jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT, chyba że zażąda tego nabywca.
Jeżeli już zdecydujemy się na wystawianie e-faktur osobom prywatnym, które wyrażą na to zgodę, należy wybrać jeden ze sposobów ich wystawiania: kwalifikowany bezpieczny podpis elektroniczny albo system elektronicznej wymiany danych (EDI). Pomimo skomplikowanej nazwy, system EDI wydaje się korzystniejszym rozwiązaniem zwłaszcza dla przedsiębiorców obsługujących klienta masowego (np. operatorzy telekomunikacyjni). Wymaga zawarcia z odbiorcą umowy oraz uzgodnienia technicznych warunków wymiany danych. W praktyce faktury wystawiane w systemie EDI mogłyby być np. udostępniane odbiorcy na stronie internetowej przy zastosowaniu odpowiednio zaszyfrowanego połączenia.
Rozporządzenie w sprawie e-faktur stwierdza m.in., że faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Jednak osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej co do zasady w ogóle nie są zobowiązane do przechowywania otrzymanych faktur. Nie należy interpretować powyższego przepisu jako nakazu przechowywania e-faktur przez te osoby.

W pewnych sytuacjach obowiązek przechowywania e-faktur przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej może jednak zaistnieć na podstawie odrębnych przepisów, np. jeżeli mają one służyć udokumentowaniu poniesionych wydatków dla celów skorzystania z tzw. ulgi internetowej w podatku dochodowym od osób fizycznych.